Acomptes et paiements échelonnés sans surveiller le calendrier
Un acompte réparti en échéances. Qui doit quoi — calculé en continu, sans clôture mensuelle et sans un second tableau qui se périme de toute façon.
Essayer gratuitementComment cela se passe aujourd'hui
Un groupe réserve en février, verse l'acompte en mars et le solde en deux échéances jusqu'en juin. Les dates vont dans un agenda ou dans une colonne à côté de la réservation — et sont suivies à la main pendant six mois.
On découvre en général par hasard qu'une échéance n'est pas arrivée : quelqu'un appelle pour autre chose, ou le groupe arrive. Il est alors trop tard pour une conversation calme sur l'argent.
L'état des impayés se fait de temps à autre, à la main, en parcourant les relevés et en les comparant au tableur. Cela prend une demi-journée et n'est plus valable le lendemain.
Comment bedcal s'y prend
Vous répartissez le montant en autant d'échéances que nécessaire, chacune avec sa date. L'échéancier fait partie de la réservation, ce n'est pas une note dans un agenda.
Qui a une échéance dépassée et de combien — visible sans clôture mensuelle et sans édition de rapport. La liste se met à jour à chaque règlement enregistré.
Vous saisissez le montant et la date de réception. Le système l'impute à l'échéance impayée la plus ancienne et affiche le solde.
Le programme du jour signale chaque groupe qui arrive en devant encore de l'argent. La réception le sait avant que le car ne se gare devant le portail.
Questions
Bedcal établit-il des factures pour mes clients ?
Non. Nous tenons le suivi des règlements : qui a payé combien, quand, et ce qu'il reste. Vous établissez vos factures là où vous le faites déjà, dans votre logiciel comptable. C'est une limite volontaire, pour ne pas doubler un outil que vous avez déjà.
Puis-je modifier l'échéancier après coup ?
Oui. Les échéances peuvent être ajoutées, supprimées ou déplacées à tout moment. Les règlements déjà enregistrés restent imputés et le système recalcule le solde.
Et les trop-perçus et remboursements ?
Un trop-perçu reste visible sur la réservation comme montant à régulariser. Il ne disparaît pas et ne se fond pas dans les échéances suivantes, on voit donc à qui et combien rendre.
La cuisine ou la réception voient-elles les montants ?
Non. Montants et règlements sont réservés au gérant. La réception voit seulement l'indication qu'un groupe est en retard de paiement — sans la somme.