Attribution des chambres aux groupes et colonies, sans puzzle sur papier
Quinze chambres pour un groupe, les filles à part, les animateurs à proximité. Au lieu de tout refaire à chaque séjour, vous posez les règles une fois.
Essayer gratuitementComment cela se passe aujourd'hui
L'organisateur appelle pour savoir si tout le monde sera au même étage. Répondre suppose d'ouvrir le tableur, de compter les lits et de se rappeler quelles chambres sont dans quel bâtiment.
Le plan d'hébergement se fait en général la veille de l'arrivée, sur une feuille. Garçons à part, filles à part, animateurs près de leur groupe — et tout cela doit tenir dans la tête de quelqu'un.
Quand l'effectif change une semaine avant le séjour, tout le puzzle s'effondre et repart de zéro.
Comment bedcal s'y prend
Les chambres sont regroupées en zones : bâtiment principal, chalets, premier étage. Au groupe, vous indiquez une zone, pas quinze numéros à la suite.
Le système propose une répartition d'après l'effectif et la capacité des chambres. Vous corrigez ce qui ne convient pas — le reste demeure.
Une chambre attribuée à la main n'est pas écrasée au recalcul suivant. La décision humaine prime sur la règle.
Une liste d'hébergement avec les numéros de chambre, prête à remettre à l'animateur à l'arrivée. Sans recopier depuis l'écran.
Questions
Puis-je séparer les garçons et les filles ?
Oui. Vous marquez les chambres par zones et indiquez au groupe les zones qu'il peut occuper. La séparation découle alors de la configuration des lieux, et non de la mémoire de la personne qui fait le plan.
Et si l'effectif change une semaine avant l'arrivée ?
Vous modifiez le nombre de personnes sur la réservation et l'attribution est recalculée pour tout ce qui n'a pas été fixé à la main. Les chambres verrouillées restent intactes.
Est-ce que je vois les lits restants dans une zone ?
Oui, en continu. L'occupation découle du planning, il n'existe donc pas de tableau distinct qui pourrait montrer autre chose que la réalité.
L'animateur recevra-t-il la liste de ses chambres ?
Oui. Vous imprimez le plan d'hébergement pour tout le groupe ou le partagez sous forme de page avec un lien — sans création de compte de leur côté.